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직장인의 기본 자세
직장은 계층과 연령이 서로 다른 사람들로서 구성된 조직 사회이다. 출생, 성장, 교육, 취미, 소질, 가치관이 각기 다른 이질적인 사람들이 모여, 공동의 목표 아래 서로 협력하여 조직적으로 일하는 곳이다. 또한 각자가 맡은 업무를 원활하게 수행하고 통괄하기 위하여 직위에 따라 상하로 종적인 관계를 맺어 질서 있게 생활을 영위하는 곳이기도 하다.
일반 사회 생활과 조직 사회인 직장 생활이 서로 다른 점은 직 장에는 나름대로의 특유한 규범이 있으며 공동의 목표를 갖는다는 점이다. 따라서 개개인은 조직의 목표와 규범에 맞추어 자신의 특이성을 조화시켜야 하기 때문에 직장 사회에서 요구하는 예절은 더욱 엄격하다. 일반적인 예절이 인간으로서의 자기 관리와 사회인으로서의 대인 관계를 원만히 이루어 나가기 위한 것임과 같이, 직장 예절은 직장인으로서의 자기 관리와 대인 관계를 공동의 목 표 성취를 위한 방향으로 이루어 나가기 위한 것이다.
직장 예절은 개인 예절을 바탕으로 한 가정 예절의 연장선상에 있으며, 따라서 직장 예절을 알기 전에 기본 예절과 가정 예절을 완전히 체득하고 있어야 한다.
마음가짐과 몸가짐
1. 마음가짐
모든 직장인은 각기 맡은 바 직무를 성실하게 그리고 능률적으로 수행할 때, 전체 직장이 발전하는 동시에 직장인 각자도 보람 있는 생활을 영위할 수 있다.
사람의 모든 행동이 그의 마음에 따라 이루어지듯이 직장 생활 역시 직장인의 마음가짐에 따라 성패가 이루어진다. 마음가짐이란 일에 임하는 가치관을 말한다. 다시 말해 직장 생활은 직업관과 깊은 관련을 맺고 있는 것이다. 요컨대 바람직한 직장 생활은 직 장인의 올바른 직업관이 정립될 때 비로소 이루어진다 하겠다.
1) 올바른 직업관을 세운다.
최근 들어 우리 사회에는 더럽고(dirty),힘들고(difficult),위험한(dang- erous) 일은 하지 않으려는 이른바 3D 풍조가 만연하고 있다. \"직업에는 귀천이 없다.\"는 고전적인 직업관을 가지고 이것 저것 가리지 않고 열심히 일해 온 사람들이 볼 때 금석지감(今昔之感)을 느끼지 않을 수 없을 것이다.
물론 깨끗하고, 쉽고, 편 안한 것을 좋아하는 것은 인지상정이다. 문제는 3D 풍조로 인해 직업을 가지고 사람을 낮추보는 것과 그 분야의 국가 경쟁력이 떨어지는데 있다. 이러한 까닭에 이 시점에서 직업윤리 의식을 제고하고자 하며 간단하나마 올바른 직업관에 대해 살펴보고자 한다.
① 직업을 특정한 가치를 얻어내는 수단으로만 생각한다면 어떠한 직업에서도 만족을 느낄 수 없다. 직업은 인생의 목적을 성취시켜 주는 수단이기도 하지만, 한편으로 직업 활동 자체가 곧 인생의 목적이라고도 할 수 있다.
② 일정한 직업에 오래도록 종사하려는 마음가짐이 필요하다. 말하자면 천직(天職) 의식을 가져야 한다는 것이다.
③ 모든 직업은 평등하다는 관념이 필요하다. 어떤 직업이든 그 나름으로 국가 사회에 기여하며 또 불가결한 것이기 때문이다.
2) 일한다는 것은 배운다는 것
우리는 자신과 가족의 생계를 꾸려 나가고 의식주를 해결하기 위하여 직장을 가진다. 그런데 직장은 이러한 경제적인 수단일 뿐 아니라 일을 통하 여 자아를 발견하고 실현하는 공간이기도 하다.
\'회사에 들어갔으니 이제부터 공부는 끝이다.\'라고 생각해서는 안 된다. 입사는 새로운 공부를 시작하는 출발이다. 공부라 하였는데 학생 시절의 공부와는 달리 이 공부는 아무도 가르쳐 주지 않는다. 일에 대한 노하우를 습득하는 방법, 대인 관계를 잘 맺는 방법, 의사를 결정하는 방법, 즐기면서 일하는 방법, 더 나아가서는 사람을 다루는 방법 등에 이르기까지 공부해야 할 분야가 무수하다. 이 무수한 미지의 분야를 개척하려면 학생 시절의 공부와는 다른 방법과 사고가 필요하며, 끈기 있게 노력해야만 비로소 보람도 느끼며 풍요롭고 충실한 생활을 영위할 수 있는 것이다.
요컨대 일한다는 것은 배운다는 것이다. 배움을 통해 적극적으로 자아를 발견하고 실현함으로써 마음껏 보람을 느끼고 멋진 인 생을 꾸려 나가는 것이 직장인의 기본 자세이며, 그렇게 되도록 전력을 기울여야 하는 것이다. 2. 몸가짐 우리의 모든 행동의 기본은 몸가짐이다. 서로 앉고 걷는 모든 몸가짐을 바르게 해야 다른 행동도 바르게 된다. 직장이라는 새로 운 환경에서 생활을 시작하면 이런 경우에는 어떠한 몸가짐을 해 야 옳은지 몰라 이따금 당황할 때가 있다. 이것은 직장 생활에 익숙하지 않기 때문일 뿐 가정이나 학교에서 배운 기본 몸가짐에 따르면 크게 어긋날 것은 없다. 다만 직장에서는 상급자와 하급자, 동료와의 어울림이 빈번하므로 항상 공손하고 진지하며 단정한 몸 가짐을 하고 있나 의식할 필요가 있다. 다산(茶山) 정약용(丁若鏞)은 \'발은 무겁게 하고 손은 공손하게 가지며, 입은 다물고 머리는 곧게 하며, 눈은 단정하게 하고 인상은 정숙하게 하라.\"고 몸가짐에 대해 가르치고 있다. 그러나 무엇 보다도 예스러운 마음가짐을 가져야 꾸밈이 없고 진실한 몸가짐이 자연스럽게 드러난다.
즉, 스스로 예를 갖추면 그 몸가짐도 저절로 예스러워지는 것이다. 단정하고 우아한 몸가짐을 가진 사람에게서는 인품이 저절로 드러나 보이며, 몸가짐이 바르고 정중한 사람과 함께 생활하면 편안하고 안정감이 들게 마련이다.
\"예절은 사람을 만든다.\"는 말과 같이 평소부터 올바른 몸가짐이 몸에 배면 직장 생활을 원만히 이루어 나갈 수 있으며 기대에 어긋나지 않는 훌륭한 직장인으로 성장해 나갈 수 있을 것이다. 또한, 직장인이 갖추어야 할 몸가짐이란 조직인으로서의 자기 관리에 다름이 아니며, 이는 곧 조직원과 의 대인 관계로 이어진다는 사실을 깊이 인식해야 한다.
절도 있는 근무 예절
1. 출근과 퇴근
일반적으로 회사의 근무 시간은 오전 9시에서 오후 6시까지로 정하고 있다. 그렇다고 해서 오전 9시 정각에 사무실에 도착하여 오후 6시 정각에 일손을 멈추라는 것은 아니다. 오전 9시부터는 일을 시작하여야 하기 때문에 그 시각 이전에 회사에 도착하여 일 할 준비를 갖추고 있어야 한다. 또 오후 6시에 일을 마친다면 6시 이후부터 퇴근 준비에 들어가야 하는 것이다.
이러한 출근과 퇴근 시간 개념을 잘못 이해하여 업무 개시 직전에 아슬아슬하게 회사에 도착하거나 6시 정각이 되자마자 퇴근하는 사원이 있는데, 이는 하루의 첫 출발부터 차질을 빚는 것이요, 그 날 하루를 제대로 마감하지도 못하는 것이다.
다음은 출근과 퇴근에 관한 예절이다.
① 적어도 근무 시작 15분 전까지는 출근하여 여유를 가지고 근무에 필요한 준비를 한다.
② 주위 사람들에게 밝고 친절한 인사를 먼저 한다. 서로 간의 정겨운 인사는 명랑한 직장 분위기를 이룬다. 만일 일을 시작하기 바로 직전에 출근했다면 주위의 눈치를 살피게 되어 인사도 제대로 못하게 된다. 그러면 예절을 모르는 사람으로 인정되기 쉬워 스스로 불안해지며, 따라서 일의 능
률도 올릴 수 없고 아침부터 좋지 않은 기분으로 일하게 된다.
③ 근무 복장이 따로 있으면 복장을 바꾸어 입고 주변 정리 등 근무 준비를 차분히 한다.
④ 근무 시간이 끝난 뒤에 정리 정돈을 한다. 근무 시간이 끝나기 전부터 퇴근 준비를 서두르는 것은 함께 일하는 사람들에 게 미안한 일일뿐더러 볼썽사납기도 하다.
⑤ 오늘 한 일을 점검하고, 내일 할 일을 메모해 둔다.
⑥ 의자를 책상 밑으로 반듯하게 밀어 넣어 주변을 깔끔하게 정 돈한다. 일거리를 책상 위에 늘어 놓은 채로 퇴근하면 뒤처리를 잘 할 줄 모르는 사람으로 여겨진다.
⑦ 상사에게 필요한 보고를 하고 퇴근한다. 상사나 동료가 바쁠 때에는 \"먼저 퇴근하게 되어 죄송합니다.\", \"부득이한 약속이 있어 먼저 퇴근합니다.\" 등의 인사말을 하는 것이 예의이다.
2. 지각과 조퇴
아침 시간은 매우 중요하다. 아침 조회나 회의 등을 통해 상사로부터 지시나 명령을 받고 부서 간의 업무 협의가 있다. 모든 공식적인 모임을 마치고 일을 하려고 할 때 혼자서 멋쩍은 표정으로 슬그머니 자기 자리에 가 앉는 사람은 주위로부터 불신을 사게 되며 무책임한 사람으로 여겨진다. 또, 신병이나 그 밖의 부득이 한 이유로 근무 시간 중 조퇴해야 할 경우가 있는데, 이 때에는 반드시 절차와 허락을 받도록 한다.
다음은 지각이나 조퇴시 취해야 할 예절이다.
① 때때로 예상하지 못한 사정으로 출근 시간에 늦어질 수 있다. 사정이 어떻든 간에 지각할 것 같은 때에는 반드시 직장에 연락을 취해야 한다. 지각을 알리는 전화를 할 때에는 먼 저 사과와 함께 사유를 간단히 말하고 출근 예정 시간을 보고 한다.
② 지각시 걸려 올 거래처 전화나 손님 내방이 있을 경우에는 동료에게 협조를 요청하여 사전 조치를 취한다.
③ 지각했을 때에는 상사에게는 물론 동료에게도 \"늦어서 죄송합니다.\"고 인사를 한 뒤 자기 자리에가 앉도록 한다.
④ 조퇴를 할 경우에는 업무 마무리에 최선을 다하며, 하던 일은 상사의 지시를 받아 처리를 하고 간다.
3. 휴가와 결근
사원의 갑작스런 결근이나 휴가는 업무에 막대한 지장을 가져다 준다. 그러므로 결근이나 휴가를 해야할 때는 회사로부터 사전에 승낙을 받도록 한다. 갑작스러운 일이 생겨서 부득이 결근을 해야 할 때는 전화나 그 밖의 경로를 통해서 회사에 알리고 사후에 결근계를 제출하도록 한다.
결근이나 휴가의 경우 며칠 출근했다가 쉬고 다시 출근했다가 그 다음 날 또 쉬는 단속적인 결근은 정당한 사유라 해도 그렇게 해서는 안 된다. 그럴 바에는 차라리 연속적으로 며칠 계속 쉬는 것이 회사에 도움이 된다.
4. 이석과 외출
근무 중 자리를 뜰 때는 반드시 상사나 옆자리에 있는 사원에게 말해야 한다. 오랜 시간 멋대로 자리를 비우는 것은 용납되지 않는다. 또한 공연히 자리를 비우는 것은 업무의 흐름을 중단시키는 행위이다. 이석시와 외출시에는 행선지와 용건 등을 분명히 밝혀 두어야만 누가 물어 보아도 서슴지 않고 대답해 줄 수가 있다.
다음은 이석과 외출 시의 행동 예절이다.
① 목적지나 행선지, 용건, 소요 시간이나 귀사 시간을 반드시 상사에게 알려야 한다. \"잠깐 나갔다 오겠습니다.\"라는 말은 비즈니스 세계에서는 통하지 않는다. 1,2분밖에 걸리지 않는 용건 따위는 굳이 그럴 필요는 없지만, 적어도 외출일 경우에는 시간이 길건 짧건 간에 상사의 허락을 받아야 한다.
② 적어도 30분 이상 자리를 비울 때는 책상 위를 말끔히 정리해야 한다. 여기저기 흐트러진 서류가 다른 사원의 서류와 섞이거나 쓰레기통에 휩쓸려 들어가는 경우가 있기 때문이다.
③ 외출한 곳에서 시간이 지연되면 전화로 연락한다. 방문한 곳에서 용무가 길어지거나 만날 사람이 부재중이어서 시간이 지체되는 경우가 있다. 이런 경우에는 그 사실을 회사에 연락하여 궁금해하지 않도록 한다.
④ 일을 끝내고 집으로 직접 귀가할 때도 반드시 회사에 전화를 건다. 이렇게 해야만 회사로부터 긴급 지시를 받을 수 있으며, 그 날의 활동 상황도 보고 할 수 있다.
5. 출장
출장이란 아무런 목적 없이 떠나는 여행이 아니라 회사의 직무 수행이라는 목적을 가지고 떠나는 여행이다. 따라서 출장을 갈 때 는 언제나 자기 회사를 대표하여 간다는 긍지를 가지고 일반 여행을 떠날 때 보다 더욱 공중 도덕을 지키며 예의 바른 행동을 하겠다는 마음가짐을 가져야 한다.
다음은 출장시의 유의 사항이다.
① 출장을 갈 때는 여행 목적을 정확히 파악하고 사전에 치밀한 출장 계획을 세워야 한다.
② 출장 명령을 받았을 때는 출발 전에 반드시 언제부터 언제까지 며칠 동안 출장을 가게 되었다는 사실을 상사나 동료에게 알리는 것이 예의이다. 상사로부터 빠뜨린 사항이나 추가 지시가 있을 수 있으며, 동료들에게는 자신의 출장 기간 동안 업무에 지장이 없도록 하여 폐를 끼치지 않게 될 것
이다.
③ 목적지에서의 일정표를 작성하고, 업무 수행에 필요한 서류나 지식을 준비한다. 일정표를 짤 때는 상사나 선배, 동료의 의견이나 도움을 청하는 것이 바람직하며 예절 바른 마음가짐이다.
④ 여행을 떠나기 전에 반드시 휴대품을 점검한다. 여행 중에 필요한 것은 빠짐없이 준비하되 가급적이면 부피가 나가지 않도록 요령있게 준비한다.
⑤ 복장은 되도록 간편하고 활동적인 것이 좋다.
⑥ 며칠 동안 목적지에서 체류해야 할 경우에는 미리 숙소를 예 약하지만, 그렇지 못한 경우에는 도착하는 즉시 숙소를 정하는 것이 회사와의 연락 등 여러 모로 좋다.
⑦ 차표나 비행기표 등은 가급적이면 왕복표를 미리 구입하는 것이 훨씬 경제적이며 안전하다. 만약 도중에 계획이 변경된 경우에는 지체없이 회사에 연락해야 한다.
⑧ 정해진 출장 기간 안에 목적을 완수하였을 때는 남은 시간을 유익하게 활용하도록 한다.
⑨ 출장에서 돌아오면 우선 상사에게 구두나 전화로 보고하고 차후에 공식 보고서를 제출해야 한다.
<절도 있는 근무매너>
30분 이상 지각시 도중에 연락을 취한다.
. 지각 전화는 먼저 사과와 함께 사유를 말한 다음, 거래처에서 걸려 올 전화가 있거나 손님 내방이 있을 시에는 협조를 요청하여 사전 조치를 취한다.
조퇴는 사유를 보고하고 허가를 받는다.
. 조퇴 시간 전까지 그 날 처리해야 할 업무 마무리에 최선을 다 한다.
. 마무리를 짓지 못한 일은 상사의 지시를 받아 동료에게 인계하는 등의 후속 조치를 취한다.
외출시에는 상사의 허가를 받는다.
. 업무상 외출시에는 행선지, 목적, 소요 시간을 상사에게 보고 하고 허가를 받는다.
. 외출시에는 책상을 간단히 정리하고 서류를 서랍 속에 넣어 둔다.
. 외출 장소에서 용건이 길어져 귀사가 늦어질 경우에는 전화로 사정을 보고한다.
갑자기 결근할 경우 속히 연락을 취한다.
. 갑작스럽게 결근을 하게 될 때는 상사에게 조속히 연락을 하여야 한다. 본인이 전화를 하지 못할 사정이 있는 경우에는 가족이나 주위 사람에게 부탁한다.
<근무 매너 체크리스트>
아슬아슬한 출근 .매일 아슬아슬하게 회사에 도착하는 직장인은 그 날 하루의 업무도 허겁지겁 치러 내게 된다. 적어도 근무 시작 15분 전까지는 출근하여 여유를 가지고 근무에 필요한 준비를 한다.
중식 시간이 지났는데도 잡담 .중식 시간이 훨씬 지났는데도 빙 둘러서 한창 이야기에 정신이 팔려 있는 모습은 보기에도 안 좋을 뿐더러 일하고 있는 다른 직원에게도 방해가 된다. 중식 시간을 지켜 근무하여야 하며, 휴식 시간과도 구분할 줄 알아야 한다.
퇴근 시간 전 퇴근 준비 .퇴근 시간 전에 부랴부랴 퇴근 준비를 서두르거나 안절부절못하는 태도도 금 물이다. 오늘 할 일은 오늘 끝내는 것이 원칙이며, 지시받은 업무를 끝내지 못할 때는 퇴근 전에 보고를 해야 한 다. 또 다음 날 해야 할 일을 체크해 두는 습관을 기르도록 한다.
인사 없이 퇴근 .상사와 동료에게 업무 사항을 보고하거나 인계 한 다음 인사를 하고 퇴근한다. 상사나 동료가 바쁠 때에는 \"약속이 있어 먼저 퇴근합니다.\", \"먼저 퇴근해서 죄송합니다.\"라는 말을 하는 것도 하나의 근무 예절이다.
신뢰받는 근무 자세
직장에서 일을 할 때는 모든 일에 능률적이며 생산적인 자세가 필요하며, 따라서 늘 새로운 방법을 연구하여 자신의 능력을 계발하는 데 힘써야 한다. 그런데 그보다 직장에서 제일 중요한 점은 \'그 사람이면 이 일을 맡길 수 있다.\'고 주위로부터 신뢰받는 일 이다. 그렇다면 어떻게 해야 직장이라는 조직 사회의 한 구성원으로서 신뢰를 받을 수 있을까? 그것은 쉽고도 간단한 일에 달려 있다. 즉, 근무 자세가 바른 사람은 누구에게나 믿음과 호감을 사는 것이다. 근무 자세의 대표적인 것으로 인사 자세, 서고 앉고 걷는 등의 행동 자세, 정리와 정돈 자세에 대하여 알아본다.
1. 인사의 생활화
인사 예절의 전반적인 사항에 대해서는 \'기본 예절\' 편에서 이미 언급했으므로 여기서는 직장에서의 근무 자세라는 측면에서 다시 한 번 더 강조하여 살펴보기로 한다.
\'인사는 직장 생활의 윤활유\'라고 한다. 직장은 나이, 사고 방 식, 경험이 서로 다른 사람들끼리 모여 함께 일을 하는 곳 인만큼 업무 능률은 인간 관계가 원활할 때 극대화된다. 그리고 인간 관계 가 원활할 때 분위기도 명랑하고 유쾌해진다. 그렇다면 인간 관계를 원활히 하는 것이야말로 직장 생활의 요체라 할 것인데, 그 출발점이 바로 존경과 감사의 마음이 깃들인 인사인 것이다. 요컨데 직장인에게는 인사의 생활화가 근무 자세의 첫걸음이다. 다음은 직장인이 생활화해야 할 인사의 경우를 나타내 본 것이다.
<인사의 생활화>
. 인사는 마음의 문을 여는 열쇠
. 상사가 지나갈 때는 인사를
. 피해를 주거나 실수했을 때 인사를
. 지각, 결근 때는 사과의 인사를
. 외출, 출장 갈 때도 인사를
. 출장에서 돌아오면 격려의 인사를
. 퇴근 때에도 인사를
. 휴가 때도 정중하게 인사를
앞에서 \'인사는 직장 생활의 윤활유\'라고 했는데, 한 가지 표현을 더 들면 \'인사는 마음의 문을 여는 열쇠\'이기도 하다. 출근하면서 \"안녕하십니까?\", \"좋은 하루 되시기 바랍니다.\" 라고 밝은 얼굴에 활발한 목소리로 인사하고, 일과 중에도 \"감사합니다.\", \"죄송합니다.\"라고 바르고 정중하게 인사하며, 퇴근하면서는 \"먼저 실례하겠습니다.\", \"먼저 가겠습니다.\"라고 인사하는 그 순간 상대방의 마음은 저절로 열리는 것이다.
그런데 인사를 잘못하면 도리어 받는 사람이 불쾌히 여길 수도 있으니 인사할 때는 다음과 같은 점에 유의하도록 한다.
① 인사는 누구에게나 한다.
② 인사는 먼저 보는 사람이 먼저 한다.
③ 윗사람은 반드시 답례를 한다.
④ 시선을 상대의 눈에 맞춘 다음 고개를 숙여 인사한다.
⑤ 인사말은 바르고 정확한 발음으로 끝까지 해야 한다. 얼버무리는 인사는 상대에게 성의가 없다는 인상을 준다.
⑥ 윗사람이 계단을 올라올 때는 벽 쪽에 붙어서 멈춘 다음 고개를 숙여 인사한다.
⑦ 머리만 까닥거리는 인사는 상대에게 도리어 거부감을 준다.
⑧ 턱만 올리는 인사는 상대로 하여금 자신이 무시당했다는 생 각을 들게 한다.
⑨ 목덜미가 보일 정도로 지나치게 허리를 굽혀 인사하는 것은 도리어 무례하다는 인상을 상대에게 준다.
⑩ 여성의 경우 발뒤꿈치와 무릎이 많이 벌어지지 않도록 한다.
⑪ 고개를 옆으로 돌리는 인사도 금물이다.
2. 근무 중의 행동 자세
근무 중의 행동 자세가 늘 바르고 좋은 사람은 그것만으로도 호감을 주고 신뢰감을 준다. 반대로 행동 자세가 흐트러지고 나쁜 사람은 좋지 않은 인상을 줄 뿐만 아니라 업무의 능률도 오르지 않는다. 근무하는 동안 행동 자세를 정확하게 유지하는 것이 주위 사람에게 아름답게 보이고 업무의 능률도 올리는 지름길이 된다. 근무 중의 행동 자세로 서고, 앉고, 걷는 자세와 계단을 오르내릴 때, 실내에 드나들 때, 물건을 다룰 때의 자세를 알아본다.
1) 선 자세
① 등을 똑바로 편다.
② 턱을 당기고 시선은 앞쪽을 향한다.
③ 무릎을 펴고 발끝을 모은다.
④ 손은 몸에 자연스럽게 붙인다. 여성은 손을 앞으로 모으고 한쪽 다리에 중심을 둔 채 다른 다리를 모으면 세련되게 보인다.
2) 앉는 자세
① 긴 안락 의자에 앉을 때는 의자의 왼쪽으로부터 앉는다. 이 때 허리와 가슴을 펴고 의자 깊숙히 안정하게 앉는다. 두 무릎은 단정히 모아 붙이고 두 손을 가볍게 무릎 위에 놓는다. 여직원의 경우는 무릎과 다리를 모아 붙이고 옆으로 비스듬히 뻗는다.
② 사무용 책성을 마주하고 의자에 앉을 때는 등받이와 등 사이에 주먹 하나 정도의 간격을 두고 깊이 바로 앉는다. 책상과 윗몸 사이는 적당히 띄우고 등받이에 기대지 않는다.
3) 걷는 자세
① 등을 곧게 세우고 어깨의 힘을 뺀다.
② 무릎을 곧게 펴고 배를 당기고 중심을 허리 높이에 둔다.
③ 턱을 당기고 눈은 자연스럽게 앞을 본다.
④ 걷는 방향이 직선이 되도록 한다.
4) 사내 통행
① 복도 통행은 조용히 그리고 빨리 한다.
② 복도에 서서 긴 이야기를 나누거나 걸어가면서 큰 소리로 이 야기하지 않는다. 또 멀리 있는 사람을 큰 소리로 부르지 않는다.
③ 모퉁이를 돌 때는 부딛치지 않도록 왼쪽이나 오른쪽으로 작게 돌아서 걷는다.
④ 복도에서 상사와 마주쳤을 때는 한쪽으로 비켜 선 다음 가볍게 목례를 하며 상사가 지나간 다음에 계속 걷는다.
⑤ 부득이한 사정으로 상사를 앞질러 가야 할 때는 반드시 \"실례하겠습 니다.\"라고 작은 목소리로 말한다.
5) 계단을 오르내릴 때
① 계단을 오르내릴 때는 뛰어다니지 않는다.
② 계단을 오를 때는 남성이 먼저, 내려갈 때는 여성이 앞서도록 한다. 그러나 여사원이 손님을 안내하여 계단을 오를 때에는 손님의 왼쪽 서너 계단 앞에서 가끔 발 밑을 확인하며 오른다.
③ 상사와 함께 계단을 오를 때는 상사를 먼저 오르도록 하여 뒤따르는 것이 예의이다.
<근무 중 피해야 할 행동>
. 의자에 기댄 채 몸을 흔든다.
. 손님 앞에서 잡담을 한다.
. 책상 위에 걸터앉는다.
. 담배를 피우면서 일한다.
. 비스듬히 앉아 일한다.
. 남이 보는 데서 화장을 고친다.
. 다리를 꼬고 앉는다.
. 귀를 후비거나 손톱을 깎는다.
3. 정리와 정돈
사무 능력을 높이기 위해서는 무엇보다 자기 주변을 장 정리하고 정돈해 두어야 한다. 주변이 어지럽고 산만하면 일을 처리함에 있어서도 무엇을 빠뜨린다거나 실수가 잦다. 또 필요한 물품을 찾느라고 시간을 허비하기도 하고 주위 사람에게는 폐를 끼치게 된다. 또한 자신의 책상 앞에서 허둥거리는 것은 무능함을 증명하는 셈이 된다. 정리와 정돈은 능률과 직결된다는 것을 명심하자.
① 책상을 보면 사용자의 성격, 일하는 태도를 알 수 있다.
② 책상 위에는 반드시 필요한 물건, 용품, 자료만 놓는다.
③ 책상 서랍은 사용하기 편리하게 정리 정돈해 둔다. 위칸에서 아래칸, 앞쪽에서 뒤쪽 순으로 사용 빈도에 따라 서랍을 정돈한다.
④ 캐비닛의 서류를 사용할 때에는 항사 정해진 장소나 위치에 놓는 습관을 기른다. 동료의 사용 편의도 고려한다.
⑤ 퇴근시에는 서류와 자료를 원위치에 갖다 놓고 깨끗이 정리한다. 의자는 책상 안으로 밀어 넣고, 책상 줄도 맞춰 놓는다.
4. 사무실 환경 가꾸기
사무실을 깨끗하게 하기 위해 직원마다 신경을 기울이면 직장 분위기가 한층 밝고 명랑해져서 사무 능률이 향상될 것이다. 회사에 따라서는 청소를 전담하는 사람을 두기도 하는데, 어느 경우이든 청소는 남이 해 주는 것이라고 생각해서는 안 되며 자신의 주위는 스스로 깨끗이 치우는 마음가짐이 필요하다. 주변을 깨끗이 정리 정돈하는 것은 자신이 모시고 일하는 상사, 또는 그 곳을 지 나다니는 동료들에 대한 배려이자 예의이다.
<정리. 정돈 체크리스트>
책상 위에 사적 용품이나 물건을 둔다.
. 책상을 보면 사용자의 성격이나 일하는 태도를 알 수 있다. 책상 위에는 반드시 필요한 물건, 용품, 자료만 놓는다. 책상과 주변을 정리.정돈해 두는 것은 함께 일하는 상사와 동료, 또는 회사를 내방하는 사람들에 대한 배려이자 예의이다.
항상 물건만 찾는다.
. 책상 서랍은 사용에 편리하게 정리.정돈한다. 서류의 중요성과 물품의 사용 빈도에 따라 서랍의 위치를 정하고, 위칸에서 아래 칸, 앞쪽에서 뒤쪽순으로 정리한다. 맨 위칸에는 문구류를 넣고, 두 번째에는 노트, 봉투 등을 넣으며, 맨 아래 서랍에는 서류철을 보관한다.
서류와 자료를 독차지한다.
. 공동으로 사용하는 캐비닛의 서류를 이용하거나 공람하는 도서 자료등을 이용할 때는 필요한 일을 마친 뒤 항시 정해진 장소나 위치에 놓는 습관을 들인다. 다른 사람이 사용할 경우를 고려하는 것이 직장인의 예의이다.
일하던 상태로 퇴근한다.
. 이석시에는 의자를 책상 안으로 밀어 넣는다. 퇴근시에는 서류 와 자료를 원위치에 놓고 책상을 깨끗이 정리하며, 책상 줄도 맞추어 놓고 퇴근한다.
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