|
직장인의 대화 예절
직장인에게 가장 중요한 것은 인간 관계이다. 어떤 일이든 혼자 서 할 수 있도록 되어 있는 일은 없다. 다른 사람들과의 협동과 교섭은 직장 생활에서 반드시 필요하다. 그러러면 먼저 원활한 의사 소통이 전제되어야 한다. 의사 소통의 기본은 대화이다. 대화가 없으면 의사 소통은 이루어질 수 없다. 그런데 대화란 생각보다 쉽지 않다. 대화를 할 때는 상대에 따라 호칭과 말씨가 달라져야 하고, 나타내려는 의사에 따라 말쓰임이 달라져야 하기 때문이다. 특히 여러 다른 사람들이 모여 일하는 직장에서는 윗사람이든 아랫사람이든 대화의 예절을 잘 지켜야 인간 관계가 원활해지며, 그럼으로써 업무가 보다 효율적으로 수행될 수 있다.
대화 예절에서 우선 갖추어야 할 것은 고운 말과 바른 말씨이다. 그러나 대화를 훌륭히 한다는 것은 정확하고 아름다운 말씨로 물 흐르듯 이야기하는 것만을 가리키지 않는다. 앞에서 예절의 실제는 마음 속에 있다고 말했듯이, 대화를 할 때는 상대방의 입장에서 생각하는 자세가 선행되어야 한다. 처지를 바꾸어 생각한다. 는 \'역지사지(易之思之)\'라는 말이 곧 대화를 할 때 갖추어야 할 마음가짐을 정곡(正鵠)으로 일컫는 것이라 하겠다.
다음은 대화할 때 갖추어야 할 기본 자세인데, 다른 무엇보다도 자연스러운 대화로 발전하도록 하는 것이 가장 중요하다.
첫째, 이야기의 시종이 논리 정연해야 한다.
줄거리 없이 이것 저것 이야기를 꺼내다 보면 상대방을 혼란과 곤혹에 빠뜨리게 되고 결국에는 의사가 제대로 전달되지 않게 된다.
둘째, 처음부터 끝까지 분명한 목소리로 말해야 한다.
말끝을 흐리거나 우물쭈물하면 의사가 정확히 전달되지 않을뿐더러 상대 방으로부터 신뢰를 얻지 못할 수도 있다.
셋째, 말의 속도를 적절히 유지한다.
한꺼번에 많은 말을 하려고 하면 안 된다. 급히 서둔다고 많은 내용을 전달하는 것은 아니다. 상대가 알아듣도록 차분하게 말해야 한다. 그렇다고 너무 느리게 말하면 상대방이 짜증을 낼 수도 있으니 늘 말의 속도에 유의한다.
넷째, 대화란 상대가 누구이든 상대를 이해하고 다가가려는 자 세가 전제되는 만큼 상대의 의견을 존중하고 수용하려는 자세를 보여 주어야 한다.
상대방의 말이 마음에 들지 않거나 받아들일 수 없는 것이라 할지라도 딴청을 하고 비아냥거리는 등 성실하지 못 한 자세를 보여서는 안 된다. 상대방에게 불쾌한 인상을 주면 상대방도 대화할 때의 예의 따위는 무시하게 될 것이다.
다섯째, 상대방이 말하는 내용을 충분히 이해하지 못한 경우에는 정중히 다시 물어서 확인해야 한다.
대화의 내용을 분명히 알아두어야 할 필요뿐만 아니라 나중에 오해의 소지가 없도록 해야 하기 때문이다. 직장 사회에서 \"말했다.\", \"말하지 않았다.\" 식의 분쟁은 뜻밖에도 자주 일어난다. 한 번 그런 일이 있게 되면 당사자끼리의 의사 소통과 인간 관계 회복은 상당한 노력을 필요하게 된다.
<대화 매너 체크리스트>
대화시 주위를 두리번거린다.
. 대화시에 주위를 두리번거리며 시선을 분산시키면 침착하지 못 한 사람이라고 생각되기 쉬우므로 피해야 할 태도이다. 또 시계를 자주 들여다보면 대화 자체에 관심이 없다는 것을 노골적으로 나타내는 것이므로 무심결에라도 시계를 들여다보는 행위는 있어서는 안된다.
상대방을 뚫어지게 쳐다본다.
. 일반적으로 대화를 할 때는 상대방의 눈을 바라보며 이야기하라 고 하지만, 비즈니스 사회에서는 어울리지 않는 태도이다. 상대 방에게 도전적으로 보이며 건방진 인상을 주기 때문이다. 시선은 주로 상대방의 눈과 얼굴에 두고 가끔 가슴 쪽으로 이동하는 것이 좋다.
상대방이 꺼리는 화제도 서슴지 않는다.
. 사람은 감정을 가진 동물이기 때문에 순간적인 기분에 휩쓸리기 쉽다. 평소에는 대수롭지 않은 언동도 경우에 따라서는 크게 문제가 되는 일이 왕왕 있다. 대화를 나누다 상대방이 꺼리거나 싫어하는 기미가 보이면 즉시 다른 화제로 바꾸는 것도 대화를 자연스럽게 이끌어 가는 요령이다.
과장된 제스처로 열을 올린다.
. 대화의 내용에 필요 없는 동작은 하지 않는다. 자주 눈에 띄는 행동은 공연히 머리로 손이 가거나 다리를 떠는 경우이다. 이러 한 동작이 버릇이 되어 있는 사람은 상대방에게 불쾌감을 주므로 되도록이면 빨리 고치도록 한다. 또 지나치게 과장된 제스처는 도리어 대화에 지장을 준다.
직장에서 대화할 때의 자세
대화는 상대방에게 자신의 의사를 가장 간편하고도 명확하게 전 달하는 의사 소통의 방법이자 상대방과 보다 좋은 인간 관계를 맺는 수단이다. 실제로 사람들의 생활은 대부분 대화로 이루어진다고 할 수 있다. 직장에서도 당연히 대화가 주가 되게 마련이다. 간단한 인사말을 비롯하여 보고나 지시, 질문과 대답, 상담과 토의 등 모든 것이 대화에 의해 성립되고 있다.
대화에서 가장 중요한 것은 이야기의 내용을 정확하게 전달하는 것이다. 어떤 일을 하든 대화를 통해 자신의 생각을 명확하게 전 달하여 상대방을 이해시켜야 한다. 특히, 직장인으로서 훌륭하게 성공하기 위해서는 비즈니스 세계에서 통용되는 화법이나 바른 말 사용을 몸에 익혀 두지 않으면 안 된다. 때와 장소에 맞는 적합한 대화를 하고 있는지 자신이 사용하는 화법이나 단어에 대해 새로 이 주의를 기울여 보도록 하자.
1. 적절한 화법을 골라 쓴다.
직장인이라면 누구나 자신의 말이 상대방에게 정확히 전달되지 않거나, 그런 뜻으로 말한 것이 아니었는데 상대방으로부터 오해를 받거나 한 경험이 있게 마련이다. 반대로 상대방의 이야기를 잘못 알아듣거나 속단을 하여 실수하는 일도 있다. 자신이 알고 있는 내용이라고 해서 설명을 생략해 버리면 상대방에게 의사가 제대로 전달되지 않으며, 반대로 사정을 잘 알고 있는 사람에게 장황하게 일일이 설명하면 상대방을 지루하게 만든다.
그러므로 먼저 누구에게 무엇을 어떻게 이야기할 것인가를 생각하여 적합한 화법을 골라 써야 한다. 목소리가 너무 높아 듣기 거북하다거나 발음이 불명확하다는 이유만으로도 상대방에게 나쁜 인상을 주게 된다. 자신의 이야기를 상대방이 귀담아 들어 주길 바란다면 이러한 점에도 세심히 신경을 써야 한다.
2. 때와 장소를 가려서 이야기한다.
같은 사람에게 이야기하더라도 때와 장소에 따라 화법을 바꿀 필요가 있다. 상사나 선배에게 간단한 전언을 전하는 경우라도 회의 중이거나 손님이 있는 경우에는 간결하면서도 격식을 갖춘 어조로 이야기 하지 않으면 안 된다.
상대방의 상황을 생각하지 않고 일방적으로 이야기하려는 것은 이야기하는 쪽과 듣는 쪽이 있어야 대화가 성립된다는 기본적인 룰에 어긋난다. 일에 몰두해 있는 사람에게 그다지 급하지도 않은 일로 질문을 하면 노여움을 살 수 있다. \"별로 화낼 만한 일도 아닌데.\" 하고 생각하겠지만, 이는 상대방의 상황이나 입장을 전혀 고려하지 않은 쪽의 잘못이다.
3. 습관적인 말의 사용을 피한다.
습관적으로 말을 반복하여 사용하는 것만큼 듣기 거북하고 지루한 것도 없다. 이러한 말버릇은 다른 사람으로부터 지적받지 않는 한 본인은 눈치채지 못하는 경우가 많다.
짧은 대화를 하는 가운데 \"음~, 에~, 저~, 또~, 네네~, 결국~, 역시~, 어쨌든~, 아무쪼록~, 그래서~, 그러므로~, 그러니까~, 그래도~\"와 같은 단어가 몇 번씩이나 반복되어 나오면 듣는 사람에게는 대화 자체가 고역이 될 수 있다. 또 이럴 경우 이야기 내용을 간결하게 전달하는 데 방해가 된다. 이처럼 자신도 의식하지 못하는 사 이에 튀어나오는 말버릇이 있다면 테이프에 녹음해 체크하는 방법을 써서라도 의식적으로 고치도록 한다.
4. 상대방이 이해하기 쉬운 말로 한다.
전문 용어, 업계 용어, 생략어 등을 사용하여 대화할 때는 서로 가 그 의미를 잘 알고 있다는 것이 전제되어 있어야 한다. 방문객과 이야기할 때는 특히 이 점을 신경 써야 한다. 사내에서 통용되고 있다 해서 누구나 알고 있는 것은 아니기 때문이다.
외래어는 아주 일반화되어 있는 것 이외는 가급적이면 쓰지 않도록 한다. 외래어를 남발하거나 적절하지 않은 외래어의 사용은 오히려 그 사람의 이미지를 손상시킬 뿐 아니라 대화를 원활하게 하는데 방해가 될 수 있다.
이야기는 상대방이 알아듣기 쉽게 전하는 것이 원칙이며, 어려운 용어는 신중히 사용해야 한다.
5. 불유쾌한 화제는 피한다.
자기 자랑이나 남에 대한 험담, 뜬소문이나 지어 낸 이야기 따위의 유쾌하지 못한 내용을 화제로 삼지 않는다. 경조 부박한 사람으로 인식될 뿐 아니라 인격을 의심받는 요인이 될 수도 있다. 속마음을 어느 정도 털어놓을 정도의 사이가 되면 부지불식간에 이런 종류의 화제를 말하기 쉬운데 각별히 주의해야 한다.
<듣는 매너>
. 상대방의 정면을 바라본다.
. 편안한 자세를 취한다.
. 맛장구를 치며 관심을 나타낸다.
. 시선을 자주 마주친다.
<말하는 매너>
. 밝고 명랑한 표정으로 말한다.
. 정확한 발음, 적절한 속도로 말한다.
. 상대방의 관심과 흥미에 맞추어 말한다.
|
