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회의에서의 대화 예절
1. 회의할 때의 유의 사항
회의란 여러 사람이 같은 목적을 놓고 의견을 교환해 하나의 결론을 얻어내는 대화의 방법이다. 하나의 주제를 놓고 여러 사람이 의견을 말하고 때로는 상대방을 설득하고 이해를 구해야 하기 때문에 일반 대화와는 달리 엄격한 질서가 요구된다.
직장에서의 회의는 업무의 방향을 설정하고, 이를 보다 원활하게 수행하며, 그 과정을 점검하는 데 의의가 있다. 따라서 자기의 가치관이나 판단과 차이가 있더라도 다른 사람의 입장을 존중하여 독불장군식으로 의견을 개진하지 않도록 하는 것이 중요하다. 직장에서 회의를 할 때에는 참석자의 입장에 따라 조금씩 다르지만, 일반적으로 다음과 같은 점에 유의하여 이야기하는 것이 바람직하다.
① 발언 내용은 주제에서 벗어나지 않는 것이어야 한다.
② 발언의 차례가 정해져 있는 경우 이를 반드시 지키도록 하며, 차례가 정해져 있지 않더라도 윗사람이나 상사의 발언이 끝나기를 기다려 자기의 의견을 말하도록 한다.
③ 누구나 알아들을 수 있도록 정확하고 또렷한 목소리로 말한다.
④ 혼자서 너무 오랫동안 발언하지 말고 여러 사람이 의사를 개진할 수 있도록 배려한다.
⑤ 짧은 시간에 요점을 간결하고 알기 쉽게 말한다.
⑥ 의제와 관계없는 사담은 피한다.
⑦ 남의 말을 가로막거나 중단시키는 행위는 삼가야 한다.
⑧ 남에게 불쾌감을 주는 태도나 발언은 금물이며 너무 경직되게 진행하여 자유로운 의사발표를 저해하면 않된다
2. 회의의 준비
직장에서는 모두가 각자의 부서에서 바쁘게 일한다. 그러한 귀중한 시간을 내어 회의를 하는 것이기 때문에 모임을 마련하는 입장에서는 사전에 충분한 배려와 준비가 필요하다. 다음은 모임을 주관하는 입장이라는 것을 전제로 한 회의 준비 과정의 한 예이다.
1) 목적을 정한다.
회의나 미팅은 모임의 목적이 뚜렷해야 하고, 그 다음에 모임에 필요한 시간과 장소를 정한다.
① 의제를 정한다.
② 시간을 정한다.
③ 장소를 정한다.
2) 참석자를 정한다.
정례적인 회의에는 참석자가 정해져 있다. 그러나 임시 회의는 목적을 정하는 단계부터 유의하지 않으면 안된다. 회의를 개최해야 할 필요성, 의제, 참가 대상자 선정 등이 이 때 확고히 결정되어야 한다. 그 다음에는 언제, 어떠한 형식으로 통지하는가에 대해 신경을 써야 한다.
3) 의사 예정표를 만들어 참석자에게 알린다.
① 의사 일정을 알린다(일시, 회의 장소, 소요 시간 등)
② 참석자들이 할 일을 알린다(정보 발표, 의견 제안 등)
③ 참석자 명단을 첨부하여 배포한다.
4) 회의실을 점검한다.
회의실이 확보되면 회의가 원활하게 진행되도록 준비한다. 채 광, 음향 시설, 실내 온도, 커튼, 테이블 배치, 이름표, 메모지, 필기 용구, 마이크, OHP, 차트, 참고 자료, 음료수와 그 밖에 참석자들에게 걸려올 전화 처리, 진행 요원 배치 등을 점검한다.
5) 시나리오를 작성한다.
회의를 순조롭고 절도 있게 진행시키기 위해 사회자의 시나리오가 필요하다. 시나리오가 준비되어 있지 않으면, 뜻하지 않은 실수를 초래하여 회의의 진행을 엉뚱한 방향으로 이끌어 가기 쉬우며 흐름을 통제하지 못해 분위기가 산만해지기 쉽다.
6) 회의록을 작성
3. 좌석 배치
회의의 성패는 참석자들이 어느 만큼 유능하고 성실하게 회의를 운영해 나가는냐에 달려 있지만, 그에 못지 않게 중요한 것이 회의에서의 좌석 배치이다. 회의의 성격에 맞게 좌석 배치를 해야 진행이 매끄럽고 의견 교환이 원활히 이루어지게 된다. 그만큼 회의에서의 좌석 배치는 그 성과에 많은 영향을 미친다.
회의록에는 다음과 같은 사항이 기재된다. 경우에 따라서는 사전에 참석자 한명이 작성자로 임명되기도 한다. 필요한 경우에는 회의 내용을 정확히 보존하는 뜻에서 녹음기를 이용할 수도 있다.
① 회의명
② 날짜
③ 장소
④ 참석자명
⑤ 사회자명
⑥ 의제
⑦ 토론된 사항, 제안된 사항, 결정 사항
강의.연설에 관한 예절
강의나 연설은 한 사람이 여러 사람을 상대로 말하고, 여러 사 람이 함께 한 사람의 말을 듣는 것이기 때문에 말을 하는 사람이나 듣는 사람 모두가 예의를 잘 지켜야 진행이 원활하게 이루어진다.
1. 강의와 연설을 하는 예절
① 정해진 시간을 지킨다. 특히 시작하는 시간과 끝내는 시간을 정확하게 지켜야 한다. 시작이 늦어지면 여러 사람을 기다리게 하고, 끝내는 시간을 지키지 않으면 다음 차례의 강사나 연사에게 지장을 주게 되며 진행에 차질을 빚게 된다.
② 주어진 주제를 벗어나지 않는다. 정해진 주제에서 벗어나 엉뚱한 다른 이야기를 하면 듣는 사람들의 기대를 저버릴 뿐 아니라 그 효과도 반감되고 만다.
③ 강의나 연설의 요지를 미리 준비한다. 정해진 시간에 주어진 주제를 효과 있게 이야기하려면 말해야 할 요지를 미리 준비 해서 이야기의 흐름과 맺음을 분명히 해 둔다.
④ 듣는 사람이 누구인가를 고려한다. 듣는 사람의 연령, 성별, 직업, 지적 수준 등을 파악해서 이야기할 범주를 설정해야 한 다.
⑤ 목소리의 강약과 완급에 주의한다. 확성 장치가 있으면 그 효과에 유의하고, 확성 장치가 없으면 모든 청중이 알아듣도록 음성을 높여야 한다. 대중을 상대로 말할 때의 속도는 단독 대화와는 달리 여유가 있고 또박또박해야 한다.
⑥ 시작할 때와 끝낼 때의 인사말을 잊지 않는다.
2. 강의와 연설을 듣는 예절
① 시간을 지킨다. 강의와 연설을 듣는 일은 미리 정해진 일이므로 반드시 시작하기 전에 장소에 들어가서 정해진 자리에 위치하고, 끝나기 전에 미리 나오는 일이 없도록 한다.
② 정숙하고 바른 자세로 듣는다. 잡담을 한다거나 자세를 흐트러뜨리면 주위 사람들의 집중력을 해칠 뿐 아니라 말하는 사람에게도 큰 결례가 된다.
③ 마음으로 새겨 듣는다는 자세로 듣는다. 강의나 연설은 소리로만 하지 않고 글로 쓰거나 몸짓을 하여 그 내용을 전달한 다. 따라서 듣는 사람 쪽에서도 귀로만 건성으로 듣는다면 완벽한 청강이라 할 수 없다. 강사나 연사의 눈빛과 표정, 몸놀림 하나하나를 주시하며 마음을 기울여 새겨 듣는다. 필기 도구를 준비하여 말하는 내용을 요약해 가며 듣는 것도 훌륭한 듣기 자세이다.
④ 강사나 연사가 말하는 도중에 질문하지 않는다. 말하는 도중에 질문을 하여 이야기의 흐름을 꺾어서는 안 된다. 이야기가 끝나거나 질문 시간이 따로 주어졌을 때 질문을 하도록 한다.
⑤ 싫다거나 지루하다는 표시를 하지 않는다. 졸음이 오면 가만 히 일어나 맨 뒷자리로 가서 듣는다. 강사나 연사가 보는 앞에서 하품을 하는 것은 금물이다.
⑥ 야유나 소란을 피우지 않는다. 비록 자기의 주의 주장과는 다르더라도 다른 듣는 사람이 자기와 똑같은 생각을 하고 있다고는 볼 수 없다. 또한 여러 사람이 듣는 장소이므로 비록 이야기의 내용에 경청할 만한 것이 없다 하더라도 다른 청중의 입장을 존중하여 야유를 한다거나 소란을 피우지 않는다.
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